Funciones de un auxiliar administrativo y qué estudiar en España

Uno de los perfiles con más opciones laborales es el de auxiliar administrativo, una profesión ligada a las tareas de oficina que, gracias al gran abanico de funciones que puede realizar, le permite optar a múltiples puestos en los que se requiere su presencia, tanto en la empresa privada como en instituciones públicas.

Pero ¿qué hace exactamente un auxiliar administrativo y qué cargos puede desempeñar?.

funciones de un auxiliar administrativo

Funciones de un auxiliar administrativo

Entre las diversas funciones administrativas que puede realizar una persona que tenga el título de auxiliar administrativo, las más habituales son:

Manejarse con los elementos de una oficina

Estos profesionales de la administración sabrán utilizar los aparatos y recursos a su disposición en su puesto de trabajo como son los ordenadores, impresoras o faxes. Además, también serán capaces de dominar diversos programas informáticos que sean esenciales para realizar sus tareas administrativas de forma competente.

Realizar cálculos básicos

Una tarea derivada de las distintas gestiones que tienen lugar a menudo dentro de una empresa, como emitir, revisar y archivar recibos, facturas de los clientes e incluso llevar el control de los sueldos del resto de personal que trabaja en su misma institución y de restar la cantidad que se debe destinar al pago de la Seguridad Social u otros impuestos.

Administrar los datos del personal laboral

Llevar el registro de las fichas de los trabajadores de la empresa, incluyendo aquellos datos más importantes como son las horas trabajadas, las ausencias por baja laboral, días de asuntos propios o el calendario de vacaciones de cada uno de ellos, entre otras informaciones que sean consideradas de control por parte de la empresa.

Atender visitas, llamadas telefónicas o responder a los usuarios mediante otros medios de comunicación

Un auxiliar administrativo está encargado de recibir a los clientes y personas que lleguen a la empresa en la que trabaja tanto de forma física como a través del teléfono, y dirigirles al departamento o responsable correspondiente.

Asimismo, les ayudará a solucionar cualquier cuestión básica dentro de su área de actuación.

Además, en el caso de que exista una cuenta de correo electrónico facilitada por la empresa para atender a los clientes por este medio, será el encargado de mantenerla, leyendo los correos, respondiéndolos o derivándolos al departamento encargado de la cuestión que se expone.

Recoger y guardar documentos

Será el responsable de recibir en primera instancia todo aquel material, documentación o correspondencia que llegue a su lugar de trabajo y que necesite un comprobante de llegada, normalmente mediante firma o cuño de la empresa.

Deberá conservar los documentos en perfecto estado, clasificándolos y organizándolos según le hayan indicado sus superiores para poder revisar su contenido en cualquier momento dado.

Será el encargado de entregar estos documentos a su destinatario o al departamento a quien vayan dirigidos y también de realizar los envíos que se hagan desde la propia empresa.

Llevar la agenda de su jefe, superior o de la empresa en general

Anotando cada una de las reuniones, llamadas recibidas o asuntos importantes que se deben realizar cada día, así como contactando con las otras partes para anular, confirmar o modificar cualquiera de las citas programadas y teniendo siempre estos datos actualizados.

Estar al tanto de los procesos de Administraciones Públicas

Conocer las leyes, las normativas y las últimas actualizaciones de cualquiera de los procesos y gestiones que guarden relación con su departamento o el ramo al que pertenezca su empresa y que sean necesarios para realizar adecuadamente su trabajo, pudiendo incluirse la tramitación de expedientes o de otros procesos administrativos.

Qué estudiar para ser auxiliar administrativo

Para ser auxiliar administrativo se debe realizar una formación específica con la que obtener el título que capacite para desempeñar estas tareas. Para alcanzarlo se puede estudiar un ciclo de Formación Profesional de grado medio como el de Técnico en Gestión Administrativa.

Pero si se desea tener una formación mucho más completa con la que tener mayores posibilidades laborales, lo ideal sería continuar con un grado superior cursando estudios universitarios como el Grado Universitario en Administración y Dirección de Empresas e incluso apostar por prepararse unas Oposiciones para conseguir una plaza pública.

Estos títulos oficiales se pueden complementar con formación continua y otras especialidades formativas como un Certificado de Profesionalidad o diversos cursos relacionados para mejorar alguna de las destrezas que requiere el puesto.

  • Grado medio gestión administrativa
    • 2 cursos (2.000 horas)
    • Aprenderás a realizar actividades de apoyo administrativo en el ámbito laboral, contable, comercial, financiero y fiscal, además de atención al cliente/usuario, tanto en empresas públicas como privadas, aplicando la normativa vigente y protocolos de calidad, asegurando la satisfacción del cliente y actuando según normas de prevención de riesgos laborales y protección ambiental.
  • Grado superior administración y finanzas
    • 2 cursos (2.000 horas)
    • Aprenderás a organizar y realizar la administración y gestión de personal, de las operaciones económico-financieras y de la información y asesoramiento a clientes o usuarios, tanto en el ámbito público como privado, según el tamaño y actividad de la empresa y organismo y de acuerdo con los objetivos marcados, las normas internas establecidas y la normativa vigente.
  • Grado Universitario en Administración y Dirección de Empresas
    • 4 cursos
    • Aprenderás técnicas de análisis que permiten una capacidad de comprensión y de gestión del funcionamiento interno de una empresa y de sus relaciones con los mercados.

¿Dónde puedes trabajar como auxiliar administrativo?

Prácticamente en todas las empresas se hace imprescindible la figura de un auxiliar administrativo, por eso hay una gran demanda de estos profesionales para cubrir las plazas púbicas en muchos órganos centrales y territoriales del Estado.

En la empresa privada es habitual que trabajen en despachos y oficinas donde pueden desarrollar su labor dentro del departamento de Administración, con funciones de Secretaría de Dirección e incluso como responsables de la contabilidad interna de la empresa o como apoyo a otros compañeros de trabajo de otra sección. Dependiendo del nivel de estudios elegido puedes aspirar a diferentes puestos de trabajo relacionados:

Grado medio gestión administrativa

  • Auxiliar administrativo.
  • Ayudante de oficina.
  • Auxiliar administrativo de cobros y pagos
  • Administrativa / administrativo comercial.
  • Auxiliar administrativo de gestión de personal
  • Auxiliar administrativo de las administraciones públicas.
  • Recepcionista.
  • Empleada / empleado de atención al cliente.
  • Empleada / empleado de tesorería.
  • Empleada / empleado de medios de pago

Grado superior administración y finanzas

  • Administrativa / administrativo de oficina.
  • Administrativa / administrativo comercial.
  • Administrativa financiera / administrativo financiero.
  • Administrativa / administrativo contable.
  • Administrativa / administrativo de logística.
  • Administrativa / administrativo de banca y de seguros.
  • Administrativa / administrativo de recursos humanos.
  • Administrativa / administrativo de la Administración pública.
  • Administrativa / administrativo de asesorías jurídicas, contables, laborales, fiscales o gestorías.
  • Técnica / técnico en gestión de cobros.
  • Responsable de atención al cliente

Grado Universitario en Administración y Dirección de Empresas

  • Podrás desempeñar funciones de gestión, asesoramiento y evaluación en las organizaciones productivas.
  • Gran capacidad de adaptación ante distintos entornos laborales y la versatilidad además de estar preparados para asumir distintas responsabilidades directivas.
  • Ejercicio libre de la profesión como asesor y consultor de empresas
  • Función pública a través de las plazas que convocan las distintas administraciones públicas
  • En instituciones docentes, tanto públicas como privadas
  • Áreas de trabajo relacionadas con la dirección, la administración, la producción, la distribución, la contabilidad, los recursos humanos, la financiación, la comercialización, etc.
  • Estudios de mercado, gestiones contables y financieras, análisis para instituciones financieras y de seguros, etc.
  • Administración pública